· L’absence de cette opération est fiscalement une irrégularité grave
. Anticipation, rigueur, planning et clarification des tâches
· Pas nécessaire de procéder à la fermeture de l’entreprise

C’est l’article 5 de la loi n° 9-88 relative aux obligations comptables des commerçants qui rend obligatoire l’inventaire annuel. L’opération consiste en un recensement et une évaluation de l’ensemble des actifs et des passifs. Cette obligation ne concerne que l’opération elle-même et pas sa date d’intervention. Mais la tradition est de programmer l’inventaire quelques jours avant la clôture des comptes, c’est-à-dire avant le 31 décembre pour les entreprises dont l’exercice comptable se confond avec l’année civile.

Du point de vue fiscal, toute entreprise par l’article 145-II du Code général des impôts, d’établir à la fin de chaque exercice comptable, des inventaires détaillés, en quantités et en valeurs, des marchandises, des produits divers, des emballages ainsi que des matières consommables qu’elle achète en vue de la revente ou pour les besoins de l’exploitation.
L’absence des inventaires précités est considérée comme une irrégularité grave. Ce qui peut entraîner un rejet de la comptabilité et de graves conséquences, à savoir la taxation d’office par le Fisc. Détails.

Ce qui doit être recensé: L’inventaire physique doit couvrir l’ensemble des éléments d’actif et de passif constituant le patrimoine de l’entreprise, quelle que soit leur nature ou leur état d’avancement. Il ne peut donc être exclu de l’opération des éléments figurant dans le stock considérés comme non significatifs au niveau des comptes.

L’inventaire doit permettre de couvrir les éléments suivants: Les marchandises, matières ou fournitures, les produits intermédiaires, les produits résiduels, les produits finis, les «en-cours» et les emballages qui sont la propriété de l’entreprise. Doivent également y figurer, les stocks détenus, à titre de dépôt, par des tiers, qu’il convient d’inventorier séparément (emballages prêtés ou consignés, objets en démonstration,..), les marchandises et produits en cours de route dont la société est déjà propriétaire ainsi que ceux détenus chez les fournisseurs, mais déjà acquis par l’entreprise, les biens reçus en stock mais dont la facture n’est pas encore parvenue.

Attention, les éléments séjournant en stock, mais qui ont déjà été vendus aux clients, qu’ils aient été facturés ou non, ne doivent pas être intégrés dans le stock.

Inventaires des stocks physiques : En l’absence d’un dispositif d’inventaire permanent, l’option la plus courante est de caler l’inventaire à quelques jours proches de la clôture de l’exercice.

Dans le cas où l’entreprise dispose d’un système d’inventaire permanent fiable permettant de s’assurer de la réalité des stocks, la programmation d’un inventaire physique à la date de clôture ne s’impose pas. Deux options sont alors possibles: elle peut soit procéder à un inventaire complet à une date qui ne coïncide pas avec la clôture de l’exercice sans que l’écart entre les deux échéances ne soit trop important. Il peut être retenu une date avec un stock faible et des flux réduits. Les mouvements de stocks constatés entre la date d’inventaire retenue et la date de clôture seront alors retracés par le biais de l’inventaire permanent.

La deuxième option est de réaliser des inventaires tournants, permettant de couvrir une partie des stocks (par référence, nature…) de tel sorte qu’à la date de clôture tous les articles en stock aient été inventoriés au moins une fois.

Comment s’organiser: De nombreuses entreprises choisissent encore aujourd’hui de fermer temporairement en période d’inventaire. Dans le commerce de détail, voire dans la grande industrie, la pratique est courante, mais elle n’est pas forcément la plus efficace, souligne un expert.

Opération commando. L’inventaire ne doit pas être réalisé par les seules personnes ayant la charge du magasinage et, le cas échéant, de la tenue de l’inventaire permanent. Il est indispensable, dans le cadre d’un bon système de contrôle interne, de faire participer le personnel des autres services (comptabilité générale, service commercial…) à la prise d’inventaire.

De même, et compte tenu du fait qu’il s’agit d’une opération «commando», il convient de prévoir le personnel participant au comptage en nombre suffisant pour réaliser l’inventaire dans les délais impartis qui doivent être les plus réduits possibles afin d’éviter l’arrêt de l’activité de l’entreprise.

Planning obligatoire: Le planning d’intervention des équipes de comptage devrait permettre l’affectation du personnel de comptage par zone de stockage.

Afin d’éviter le risques d’omission ou de double comptage, il est recommandé de marquer les articles qui ont déjà été inventorié par des stickers. Cette mesure de contrôle permettra également d’identifier les articles qui n’ont pas été dénombrés durant l’opération d’inventaire.

Préparation des lieux de stockage: Les zones où se trouvent les articles à inventorier doivent être correctement rangées, identifiées et accessibles afin d’éviter lors des comptages les omissions et les emplois multiples. Il convient de s’assurer que les stocks détenus par l’entreprise mais appartenant à des tiers sont rangés séparément, de même pour les stocks à faible rotation, inutilisables ou endommagés qui devraient par la suite faire l’objet d’une provision pour dépréciation des stocks.

Les feuilles de comptage communiquées au personnel participant doivent mentionner les unités de compte: Litre, mètre carré, palettes, etc…).

En effet, les erreurs sont souvent le fait de la mauvaise désignation des unités de comptage. Par ailleurs, pour des raisons de sécurisation du processus de comptage, il est fortement déconseillé de communiquer au personnel de comptage les quantités théoriques des articles en stock et de lui laisser l’accès aux fichiers du stock.

Traitement d’immobilisations: En plus de l’aspect légal que présente l’inventaire des immobilisations, sa tenue permet l’alimentation et la mise à jour du fichier des immobilisations (description, numéro de série, date d’acquisition).

L’entreprise peut donc rapprocher entre les immobilisations existantes et celles inscrites à l’actif. Il est fréquent que l’entreprise procède à des transferts d’immobilisations (par département, par zone géographique).
Les changements de localisation doivent être notifiés afin de pouvoir l’annoter sur le fichier de suivi des immobilisations. Il est utile dans ce sens que l’entreprise procède à des codifications physiques de ces actifs.

Inventaire des valeurs: L’inventaire physique des valeurs, chèques et effets en portefeuille doit être effectué par une personne autre que le caissier. L’entreprise doit prévoir un rapprochement le jour même du comptage entre le stock réel et le brouillard de caisse.
Il est également utile de procéder à un rapprochement avec le registre de caisse et les échéanciers. Les constats d’inventaire physique de la caisse doivent par la suite donner lieu à l’établissement d’un procès-verbal d’arrêté de caisse.

Par: A. S.
Sce: l'économiste , Publié Le 05.01.2009